Art. 1 – Definizione
Nell’ambito dell’Istituto per la storia della Resistenza e della società contemporanea in provincia di Alessandria (d’ora innanzi Istituto) è istituito l’Archivio Storico.
I fondi che costituiscono l’Archivio Storico dell’Istituto sono soggetti al regime del demanio pubblico e sono inalienabili ai sensi della legislazione in vigore.

Art. 2 – Finalità
L’Archivio Storico dell’Istituto persegue come finalità:

a) La conservazione e l’ordinamento dei fondi ad esso affidati da enti e privati che abbiano interesse alla salvaguardia della memoria resistenziale della provincia o che intendano mettere a disposizione degli studiosi materiale utile alle ricerche che rientrano nei fini statutari dell’Istituto;
b) La consultazione, da parte dei cittadini che ne facciano richiesta, di tutti gli atti e i documenti, su qualsiasi supporto, da esso conservati e il rilascio di copia;
c) La promozione di attività didattiche e di ricerca storica, nonché di valorizzazione del patrimonio documentario, in collaborazione con la Scuola, l’Università, gli Archivi di Stato, la rete degli Istituti Storici della Resistenza e altri istituti di ricerca.

L’Archivio Storico persegue tali finalità in una prospettiva di collaborazione tecnica e operativa con la Soprintendenza Archivistica per il Piemonte.

Art. 3 – Orario

L’Archivio Storico è aperto al pubblico per almeno 4 ore settimanali. E’ possibile, compatibilmente con le altre attività dell’Istituto, fissare appuntamenti in altre ore di apertura dell’Istituto stesso.

Art. 4 – Consultabilità dei documenti e diffusione dei dati
Tutti i documenti dell’Archivio Storico sono liberamente consultabili, ad eccezione di quelli di carattere riservato o contenenti dati sensibili, ai sensi della vigente legislazione.
Tutti gli utenti hanno diritto ad accedere all’archivio con eguali diritti e doveri.
Nell’accedere alle fonti, gli utenti, quando trattino i dati di carattere personale, adottano le modalità più opportune per favorire il rispetto dei diritti, delle libertà fondamentali e della dignità delle persone interessate.
L’utente può diffondere i dati personali se pertinenti e indispensabili alla ricerca e se gli stessi non ledono la dignità e la riservatezza delle persone, avendo riguardo anche alle altre norme contenute nell’art. 11 del Codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici (Provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali n. 8/P/2001).

Art. 5 – Iscrizione
L’accesso al servizio di consultazione è subordinato alla compilazione dell’apposito modulo di iscrizione.
L’utente indicherà sul modulo i propri dati anagrafici, suffragati dall’esibizione di un documento di riconoscimento, nonché lo scopo per il quale intende accedere ai documenti d’archivio.
I dati contenuti nelle domande di consultazione saranno raccolti dal personale dell’Istituto esclusivamente per uso interno d’ufficio e di statistica, nel rispetto del D. Lgs. 30 giugno 2003, n. 196

Art. 6 – Consultazione dei documenti
Ogniqualvolta un utente intenda consultare materiale dell’archivio storico compila una scheda nella quale indica la segnatura delle unità archivistiche desiderate.
Possono essere ammessi alla consultazione un massimo di 2 utenti per volta.
Lo studioso è tenuto a rispettare l’ordine e l’integrità dei documenti a lui consegnati per la consultazione e si assume la completa responsabilità per eventuali danni al documento richiesto.

Art. 7 – Spese di ricerca e norme per la pubblicazione
Sono gratuite le ricerche effettuate per finalità di lettura, studio e ricerca.
In caso di pubblicazione di studi basati su atti appartenenti all’Archivio Storico dell’Istituto il ricercatore è tenuto a segnalare nella pubblicazione la fonte delle informazioni, specificando luogo di conservazione degli atti e segnatura archivistica degli stessi.
La pubblicazione di riproduzioni di documenti da parte degli studiosi è soggetta a specifica autorizzazione rilasciata dall’Archivista.
Lo studioso che utilizzi materiale documentario dell’Archivio Storico dell’Istituto è tenuto a consegnare alla Biblioteca dello stesso una copia dell’eventuale pubblicazione o tesi di laurea.

Art. 8 – Prestito
Il materiale archivistico è escluso dal prestito. Fa eccezione il prestito temporaneo per mostre, disciplinato dalla vigente normativa in materia di beni culturali.

Art. 9 – Riproduzioni
Si possono ottenere riproduzioni dei documenti, dietro rimborso del costo secondo il tariffario dell’Istituto.
Coloro che effettuano riproduzioni di documenti sono tenuti a compilare domanda sull’apposito modulo, elencando analiticamente il materiale da riprodurre.
La fotocopiatura è demandata esclusivamente al personale dell’Istituto, che potrà rifiutarla avendo riguardo allo stato di conservazione dei documenti.
L’esecuzione di fotografie di materiale archivistico con mezzi propri è consentita, previo accertamento delle condizioni di conservazione del pezzo, e fermo restando il divieto di uscita dei documenti dai locali dell’Istituto.
L’invio di riproduzioni di documenti dell’Archivio ad enti o istituzioni di ricerca storica è consentito, previa presentazione da parte degli stessi di una domanda scritta nelle forme previste dall’art. 5 del presente Regolamento. Non è consentito invece, salvo casi eccezionali valutati singolarmente dall’Archivista, nel caso di richieste effettuate da privati.

Art. 10 – Compiti dell’Archivista
La gestione dell’Archivio Storico dell’Istituto spetta all’Archivista.
In particolare quest’ultimo è incaricato di:

a) Provvedere a che siano assicurate la corretta conservazione e l’integrità degli atti d’archivio affidatigli, evitando ogni azione diretta a manipolare, dissimulare o deformare fatti, testimonianze, documenti e dati;
b) Approntare gli strumenti di corredo (elenchi, inventari, indici) idonei a garantire la più ampia valorizzazione e fruizione del materiale documentario affidatogli, avvalendosi anche di strumenti informatici;
c) consentire agli studiosi la consultazione dei documenti conservati nell’Archivio Storico, in applicazione del principio della libera fruibilità delle fonti, supportandoli nell’attività di ricerca e nel reperimento e consultazione dei mezzi di corredo, avendo riguardo nel contempo al rispetto dei diritti, delle libertà fondamentali e della dignità delle persone alle quali si riferiscono i dati trattati.;
d) formulare programmi tesi a conseguire le finalità di cui all’art. 2 del presente Regolamento, nonché redigere relazioni annuali sull’andamento del servizio.

L’Archivista, nello svolgere i compiti sub a), b) e c), si attiene alle norme contenute nel Capo II del Codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici.

Art. 11 – Obbligo di visione e sanzioni
Il presente Regolamento dovrà essere preso in visione e fedelmente osservato da tutti coloro che intendono usufruire del servizio di consultazione dell’Archivio Storico dell’Istituto.
A chiunque trasgredisca le norme del presente Regolamento potrà essere interdetta temporaneamente o definitivamente la consultazione degli atti conservati nell’Archivio, con comunicazione dei dati anagrafici del trasgressore al competente Soprintendente Archivistico, fatte salve le ulteriori azioni in difesa degli interessi dell’Istituto.